Visit Japan Web : l'enregistrement à faire en ligne avant d'entrer au Japon

Durant toute la période Covid à partir d'avril 2020, les procédures d’entrée sur le territoire japonais ont beaucoup varié, créant une certaine confusion. La réouverture des frontières au tourisme depuis le 11 octobre 2022 ne fait pas exception, même si l’accent est mis sur la facilitation des démarches par la dématérialisation qui permet d’éviter au maximum le contact humain et par conséquent une éventuelle contamination.

Jusqu’à présent, le gouvernement japonais demandait aux visiteurs d'installer sur leur smartphone 📱 certaines applications :

• MySOS pour pré-enregistrer ses informations de vaccin / test PCR afin de gagner du temps à l'aéroport d'arrivée au Japon (système appelé "Fast Track") ;
• COCOA pour le traçage des cas-contact et des personnes infectées (application arrêtée en septembre 2022), comme un équivalent de TousAntiCovid.

MySOS n’était pas obligatoire mais fortement recommandée. Les voyageurs n’ayant pu utiliser l’appli étaient dirigés à leur arrivée au Japon dans une file spécifique afin d’effectuer les démarches nécessaires (présentation du certificat de vaccination valide / test PCR, etc.), ce qui allongeait leur temps de présence à l’aéroport.

Nouveau site disponible depuis le 1er novembre 2022

Mi-octobre 2022, une nouvelle modification de la procédure a été annoncée pour toute entrée au Japon à partir du 14 novembre inclus : chaque voyageur (touriste, résident étranger comme citoyen japonais) devra s’enregistrer au préalable sur le site internet 📶 Visit Japan Web.

Il s’agit d’un guichet unique et gratuit regroupant les démarches relatives :

1. au Covid-19 🦠 (quarantaine, certificat de vaccination, test PCR) : la section Pre-registration for Quarantine Procedures reprend en effet les informations auparavant demandées pour compléter MySOS (fonction dite "Fast Track") ;
2. à l’immigration : le bordereau d’entrée au Japon (Disembarkation Card for Foreigner) qui était auparavant distribué au format papier dans l’avion ✈️ peu avant l’atterrissage (ne concerne pas les citoyens japonais et les résidents permanents) ;
3. aux douanes, avec la déclaration de douanes (Declaration of Personal effects and Unaccompanied Articles) à compléter à l’arrivée, auparavant soit sur bordereau, soit via l’appli Zeikan shinkoku (税関申告アプリ) du gouvernement japonais.

Concrètement, l’enregistrement par Visit Japan Web est possible depuis le 1er novembre 2022 pour tout voyage effectué à partir du 14 novembre 2022 et avec une arrivée dans l'un des grands aéroports du Japon suivants :

• Tokyo-Narita,
• Tokyo-Haneda,
• Osaka-Kansai (KIX),
• Chubu (Nagoya),
• Fukuoka (Kyushu),
• New Chitose (Hokkaido),
• Naha (Okinawa).

Les voyageurs débarquant au Japon avant le 14 novembre 2022 doivent continuer à utiliser l’appli MySOS pour y entrer leurs informations sanitaires et ne sont pas concernés par l’utilisation de Visit Japan Web.

Génération d’un écran bleu et de 2 QR Codes à présenter sur smartphone

Comme auparavant avec MySOS, chaque étape de l’enregistrement donne lieu à une indication de l’avancée des démarches :

• un écran bleu s’affiche si l’étape de la quarantaine est passée ;
• et 2 QR Codes pour les douanes et l’immigration.

Une fois toutes les étapes complétées, vous pourrez donc présenter grâce à votre smartphone : d’abord un écran bleu, puis 2 QR Codes aux 3 différents points de contrôle.

À partir du 29 avril 2023 et selon les déclarations du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales le 10 mars dernier puis le 26 avril, les mesures aux frontières s'allègeront et l'étape de la quarantaine liée au Covid-19 (écran bleu) ne sera plus requise.

Il est vivement conseillé de s’enregistrer avant son départ pour le Japon : au plus tard 6h avant le vol, idéalement au cours des 10 jours précédents, afin que les documents soumis puissent être validés par l'immigration japonaise, qui traite les demandes par date d'arrivée sur le sol japonais. De plus, la seule langue occidentale disponible pour l'instant est l’anglais.

Que l’on soit vacciné ou non, l’utilisation de Visit Japan Web permet d’éviter la déconvenue de ne pas pouvoir embarquer pour le Japon, les compagnies aériennes se réservant la possibilité de refuser les passagers dont le dossier est potentiellement incomplet.

Les documents nécessaires sont :

• une adresse e-mail valide (qui sera votre identifiant pour tout accès à Visit Japan Web) ;
• le passeport ;
• jusqu'au 29 avril 2023 : le certificat de vaccination Covid ou résultat de test PCR négatif de moins de 72 heures et traduit en anglais (suivant le modèle de formulaire français-anglais délivré ici par le ministère de la Santé du Japon) ;
• le numéro de vol ;
• une adresse au Japon (par exemple celle de votre premier hébergement).

Si vous voyagez avec des enfants mineurs, vous pouvez les enregistrer sur votre compte Visit Japan Web (jusqu’à 10 personnes). Les personnes majeures à charge ou les adultes en situation de handicap ne pouvant accomplir les démarches seuls peuvent aussi être enregistrés dans la section Family members traveling with you. Cependant, tou(te)s doivent disposer d’un passeport personnel ou document d’immigration équivalent.

Chaque membre de la famille enregistré sur votre compte se verra également délivrer un écran bleu et ses 2 QR codes, qu’il faudra aussi présenter aux points de contrôle à l’aéroport d’arrivée au Japon.

Comme MySOS, l’enregistrement par Visit Japan Web n’est pas une obligation, cependant son usage permet d’accélérer l’entrée sur le territoire japonais, tout en allégeant des démarches d’autant plus fastidieuses lorsque l'on a passé 13 heures ou davantage dans l'avion.

Le 5 avril 2023, le Ministre de la transition numérique japonais Kono Taro annonce que la présentation de documents pour la quarantaine à l’arrivée dans un aéroport japonais n'est plus nécessaire désormais. Il faut néanmoins toujours compléter les informations relatives à l’immigration et à la douane 🛂.

Précisions et conseils d’utilisation

Une connexion Internet est nécessaire pour utiliser le site Visit Japan Web, en particulier pour :

• créer son compte,
• enregistrer ses données et celles des membres de la famille le cas échéant (nom, numéro de passeport, etc.),
• renseigner les informations sur son schéma vaccinal ou test PCR,
• et générer le premier QR Code.

Les bordereaux digitaux de l’immigration et des douanes peuvent être complétés hors ligne et les QR codes générés à l'aéroport d'arrivée.

Il est possible de créer son compte Visit Japan Web sur un ordinateur (le navigateur Chrome est recommandé par le site) ou sur un smartphone. Quoi qu’il en soit, avant votre départ, veillez à être connecté(e) uniquement sur l’appareil que vous emporterez avec vous, idéalement le smartphone, et vérifiez que toutes les informations sont à jour.

Les questions posées pour les formalités d’immigration et de douanes sont les mêmes que celles figurant sur les bordereaux papier. En tout état de cause, ce sont les sources japonaises officielles (Ambassade du Japon ou la page Border Control du Ministère japonais de la santé et du travail par exemple) qui font foi pour connaître les plus récentes mesures de contrôle aux frontières, et qu'il faut donc consulter régulièrement.